Zásady dokumentační činnosti

 

Hlavní činností infocentra ve Vodňanech (dále IC) je bezplatné poskytování informací veřejnosti. IC shromažďuje informace a vytváří komplexní informační databázi cestovního ruchu dané oblasti při dodržování určitých postupů práce s informacemi. IC zajišťuje udržování a doplňování propagačních materiálů určených k volné distribuci v prostorách informační kanceláře a podílí se na vydávání propagačních materiálů zaměřených na podporu cestovního ruchu v dané oblasti, tj. Vodňanska.

 

Komlexní databáze cestovního ruchu

 

Databáze obsahuje turistické, kulturní a všeobecné informace, tj. informace o oblasti svého působení jejich atraktivitách, ubytovacích a stravovacích možnostech, dopravě, obchodní síti, kulturních, sportovních programech a dalších akcích podle zaměření regionu. Základní podmínkou tvorby databáze je soustavnost, úplnost a aktuálnost. IC shromažďuje, zpracovává a průběžně ověřuje informace tak, aby databáze poskytovala aktuální, objektivní a komplexní přehled o možnostech cestovního ruchu v oblasti jeho působení.

Minimální strukturování jednotlivých položek v komplexní databázi nese tyto indicie:

-          AKCE: název, datum, hodina, místo konání, popis, pořadatel – kontakt

-          INSTITUCE: název – jméno, činnost, adresa (otevírací doba), poznámka

 

Cílovou skupinou uživatelů poskytnutých informací jsou:

-          turisté a návštěvníci lokality

-          místní občané

 

Oblast demograficko-společenských a ekonomických informací

Informace o regionu a místě (webové stránky Jihočeského kraje, oblastí, města a obcí)

 

Oblast informací pro turistiku

Směnárny, banky, pojišťovny (www.interchange.cz)

Poštovní a telefonické služby (www.cpost.cz, www.telecom.cz)

Lékárny, zdravotnická zařízení a pohotovostní služba

Všeobecná prodejní doba, sobotní a nedělní prodej, non-stop provozy

Přehled o okresních a místních institucích

 

Oblast informací o dopravě

možnosti dopravních spojení k místu určení

jízdní řády, autobusové a vlakové (www.jizdnirady.cz)

parkoviště, pohonné hmoty, odtahová služba, opravy aut

 

Oblast hospodářských informací

Údržba databáze podnikatelů a organizací

 

Oblast informací o obci, regionu

Informační servis obecních úřadů (webové stránky obecních úřadů)

Informace o všeobecné infrastruktuře obce

Banky, směnárny, pojišťovny apod. viz oblast pro turistiku

 

Oblast kultury a historie města

Důraz na místní tradiční a společenské akce a události

Historický vývoj města

Kulturní kalendář obcí, dle dohody prodej vstupenek na sportovní, kulturní a společenské akce

Sezónní a doplňující programy

 

Oblast cestovního ruchu

Informace o provozovatelích sezónních služeb cestovního ruchu

Informace o přírodních, historických a kulturních památkách

 

Oblast informací „v nouzi“

Telefonní čísla policie, hasičů, lékařské pohotovosti a první lékařské pomoci, veterinární služby

Telefonní čísla a místa poskytování nemocniční zdravotnické péče, lékárenské služby

Asistenční služby pro motoristy (www.uamk.cz, www.aba.cz)

Opravárenský servis pro motoristy

 

Práce s informacemi

 

Všeobecná pravidla

Shromažďování informací probíhá neustále. Informace jsou vybírány a shromažďovány ze všech dostupných zdrojů – informační materiály, denní tisk, časopisy apod. Ty se pak dokumentují tzn. vybírají se z nich faktografické informace, které bude klientela IC eventuálně žádat. Tyto údaje se musí zpracovávat a uspořádat do pevného systému tak, aby se v něm daly rychle nacházet. Uložené informace je třeba neustále prověřovat, zaznamenávat změny a doplňky. Jsou informace, které stárnou a tím se znehodnocují, jiné naopak stářím získávají. To musí pracovník IC umět posoudit. Tato každodenní práce musí být přesná a pečlivá, aby její výsledek a náš hlavní cíl – podávané informace byly pravdivé a maximálně uspokojily tazatele.

 

Shromažďování informací

Způsoby a zdroje shromažďování informací:

-          sběr a selekce tištěných informací z informačních materiálů, denního tisku, reklamního tisku, běžných periodik, CD-romů, knih, časopisů, brožur a jiných neperiodických publikací

-          ostatní média – rádio, televize, internet

-          telefonický nebo písemný dotaz u příslušných organizací, institucí, firem apod.

-          návštěva tiskových konferencí, vernisáží výstav, kulturních a společenských akcí apod.

 

Sezónnost sběru informací

Určité skupiny informací je třeba shromáždit a aktualizovat s předstihem:

-          před zahájením turistické sezóny, obvykle do 30. března v periodě 1 roku ověřit otvírací dobu, kontakt a vstupné do památkových objektů v regionu

-          před letní sezónou obvykle do 30. května v periodě 1 roku ověřit otvírací dobu, kontakt a vstupné koupališť a bazénů apod. v regionu

-          před podzimní sezónou obvykle do 30. září v periodě 1 roku ověřit harmonogram výlovů rybníků spojených s prodejem ryb a dalším programem

-          před Vánocemi obvykle do 30. listopadu v periodě 1 roku zjistit veškeré dění týkající se těchto svátků (jesličky, bohoslužby, kulturní programy)

Sezónní údaje jsou velmi žádané a také se často mění. Jejich pravidelné ověřování písemně, telefonicky či vyhledáním aktuální elektronické informace přímo u příslušné instituce je jednou z nejnáročnějších povinností IC.

 

Zpracování informací

Získaný informační fond se systematicky uspořádává podle potřeby IC do:

-          elektronické databáze s výstupem na internetu

-          pouze doplňkově se zařazuje do listových šanonů

Důsledně se dbá na dodržování zásad normalizované úpravy písemností. Průběžně se provádí i vyřazování. Vyřazují se informace již neplatné a zastaralé údaje se aktualizují.

 

Poskytování informací

Informace poskytované osobně v IC nebo prostřednictvím telefonních hovorů

Informátor(ka) musí pochopit otázku. Dlouholetá praxe ukazuje, že tazatel není vždy schopen srozumitelně formulovat svůj dotaz a informátor(ka) by měl(a) umět přivést klienta nenásilnou formou k přesnému vyjádření. Musí být schopen(na) rychle se orientovat v informačním fondu, tzn. že musí znát vlastní databáze. V případě, že dotaz nelze v místě vyřídit, musí mít přehled a logicky umět posoudit, kam je nejvhodnější tazatele odkázat. Informátor(ka) musí také umět obsahově správnou informaci podat vhodným způsobem. Musí dbát na kulturu projevu, nesmí se nechat ovlivnit emocemi, zachovat vždy slušnost a rozvahu, projevit ochotu a snahu odpovědět na každý dotaz. Snažíme se o to, aby se tazatel cítil uspokojen správnou a vhodně podanou informací a s důvěrou se na nás opět obrátit.

 

Informace poskytované písemně

Jedná se o běžné písemné dotazy z ČR a ze zahraničí. Dotazy ke zpracování jsou přijímány i odesílány poštou, faxem, e-mailem. Odpovědi na dotazy tazatelů musí mít všechny náležitosti úředního dopisu. Platí zásada, že odpověď musí být stručná, jasná a přesná. Opět se důsledně dbá na dodržování zásad normalizované úpravy písemností.

 

Odpovědnost za dodržování zásad

-          ředitel(ka) MaG Vodňany je povinnen(a) všechny pracovníky MaG Vodňany, kteří vykonávají informační službu v IC, poučit o Zásadách dokumentační činnosti

-          všichni pracovníci MaG Vodňany, kteří vykonávají informační službu v IC, jsou povinni během služby Zásady dokumentační činnosti dodržovat

-          pracovník(ce), který(á) je pověřen(a) vedením IC, je zodpovědný(á) za dodržování Zásad dokumentační činnosti v plném rozsahu, zejména za sezónní údaje (viz Sezónnost sběru informací)

 

Platnost od 12. ledna 2009.

  

Ve Vodňanech 2008-12-22

  

Jitka Velková

ředitelka MaG